Risco, Problema e Pressuposto – A caminho do trabalho

É comum confundirmos alguns conceitos técnicos porque possuem definições parecidas de acordo com o contexto ou área de trabalho. Mais ainda, cada metodologia ou especialista tem sua própria forma de definir ou “chamar” alguns conceitos.

Por exemplo: para muitas pessoas um pressuposto é a mesma coisa que premissa. Não está errado, nem certo…

Precisamos, então, escolher uma forma de chamar, e definir, estes conceitos. No nosso caso, utilizaremos a definição de acordo com o PMDPro – Project Management in Development Professionals.

Segundo o PMDPRo, risco é o efeito potencial da incerteza sobre os objetivos do projeto. Em outras palavras, é algo que pode acontecer e impactar o projeto, positiva ou negativamente.

O pressuposto, por sua vez, é o ponto crucial da lógica vertical de intervenção do Marco Lógico. É algo que precisamos que aconteça (ou se mantenha) para que o objetivo do projeto seja alcançado. O pressuposto não está sob a governança do projeto e não podemos fazer nada (ou quase nada) para garantir que ocorra ou se mantenha.

Por fim, um problema é uma decisão não tomada, uma situação que está acontecendo ou aconteceu, e que afetará significativamente o projeto. Um problema pode ser um risco que se materializou, um pressuposto que não se manteve, ou simplesmente algo que não havia sido previsto antes.

Vamos tentar ilustrar esses três conceitos com um “causo” e, a seguir, apresentaremos exemplos reais.
(continue lendo o post para ler o “causo” e ver os exemplos práticos).

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Marco Lógico – um amigo com muitas caras

A primeira vez que me pediram para elaborar marco lógico de um projeto, morri de medo. Pesquisei em literatura técnica, li projetos já elaborados, “googlei”, e… fiquei ainda mais confuso. Cada exemplo que encontrava tinha uma estrutura diferente.

Segundo o PMDPro, o Marco Lógico, ou Matriz Lógica, é uma ferramenta analítica utilizada para planejar, monitorar e avaliar projetos. A elaboração da Matriz Lógica é realizada a partir da identificação de problemas, e priorização do(s) objetivo(s) que se pretendem atingir com um projeto. Entretanto, não vamos aqui analisar a construção ou os vários níveis de uma Matriz Lógica. Para isso sugiro a leitura do Guia PMDPro ou outra metodologia/guia de boas práticas para gestão de projetos.

Vamos conhecer suas várias caras.

Cada organização social, cada financiador, cada instituição, utiliza uma metodologia diferente e, por esta razão, adota uma Matriz Lógica própria. Mesmo quando se adota um standard, trabalhar com a Matriz Lógica pode ser confuso, se a organização trabalha com vários idiomas.

Tomemos como base a estrutura de Matriz Lógica do PMDPro:

  • Impacto é o nível mais alto desejado de objetivos finais (transformações, sustentabilidade, sustento, bem-estar, etc.) para o qual o projeto contribui (o objetivo máximo de muitas estruturas lógicas).
  • Objetivo é o que o projeto espera conseguir no nível de beneficiário (ex.: uso do conhecimento e habilidades na prática atual com o tempo; o transporte de bens em estradas construídas com o tempo) e contribuem com as mudanças do nível populacional (redução da má nutrição, melhoria da renda, aumento dos rendimentos, etc.) que agregam e promovem o alcance dos impactos com o tempo.
  • Os Resultados/produtos, são  tangíveis ou serviços que resultam das atividades do projeto.  Eles incluem produtos, bens, serviços e mudanças (ex.: pessoas treinadas com conhecimento e habilidades maiores; estradas de boa qualidade construídas) que agregam e contribuem a atingir objetivos.
  • Atividades são ações realizadas através de insumos (recursos financeiros, humanos, técnicos, materiais e de tempo) que são mobilizadas para produzir resultados/produtos (treinamento, construção, etc.) de um projeto do qual a equipe é responsável.

Observemos, então, como são denominados os seus níveis em vários idiomas:

Mesmo com uma mesma metodologia, os termos podem ser confundidos porque sua tradução gera palavras semelhantes em níveis diferentes da Matriz. Se traduzíssemos Goal literalmente para português, obteríamos Objetivo. Porém, na estrutura da matriz, Goal = Impacto. Veja ainda a confusão que pode ser gerada pelos termos em francês acima…

Quando comparamos mais de uma metodologia ou standard, podem surgir ainda mais semelhanças nos termos, causando confusão na leitura ou elaboração de uma Matriz Lógica. Além disto, diferentes metodologias podem ter quantidade de níveis diferentes.

A sugestão é criar um Dicionário de Projetos. Veja abaixo uma abordagem onde comparamos o PMDPro com o Project Design Guidance do ChildFund (utilizaremos apenas termos em português, inglês e espanhol).

Observe acima a confusão que se pode fazer com o termo outcome

Outros termos na gestão de projetos podem ainda gerar confusão quando lidamos com mais de um idioma. Por exemplo, pressuposto é (em termos simples) algo que precisamos que aconteça ou se mantenha para que nosso projeto alcance seus resultados, objetivo, impacto. Em espanhol, presupuesto significa orçamento. Supuesto é o pressuposto.

Elabore um Dicionário de Projetos, com base na metodologia ou standard que sua organização utiliza. Comece pelos níveis da Matriz Lógica, mas estenda a outros termos e idiomas que sua organização trabalha ou pode vir a trabalhar.

Nos links abaixo você pode fazer o download de Dicionários de Projetos (português e inglês) para os níveis do Marco Lógico, incluindo outras organizações como União Européia, CARE, USAID, etc. É importante atualizar os termos em cada uma das instituições citadas.

Cale-se… e escute!

O principal ponto cego do planejamento (em projetos de desenvolvimento social) é a falha na identificação do problema, da necessidade, que levará ao fraco desenho e proposta de projeto que virá a ser desenvolvido.

O PMDPro nos ensina a triangular a partir do cruzamento de 04 possibilidades de identificação das necessidades: sentida (muito próxima do sonho da comunidade), expressa (pela observação da comunidade), comparativa (entre a comunidade observada e outra), e normativa (a partir da visão de um especialista). Cruzar 02 destas necessidades já é um bom caminho… 03, nos aproxima de uma identificação mais precisa…

Mas esta última fonte de identificação das necessidades (normativa) é a mais perigosa.

“Graças a Deus estamos aqui” para resolver os problemas das comunidades carentes. Será?

O vídeo a seguir é uma excelente reflexão para os gerentes de projetos sociais sobre por que os projetos falham – neste sentido de nos acharmos capazes de identificar, normatizar, as necessidades de uma comunidade.

Em seu discurso no TED, Ernesto Sirolli cita o livro “Dead Aid”, de Dambisa Moyo, uma economista zambiana. Segundo Dambisa, doadores do ocidente deram ao continente africano 2 trilhões de dólares nos últimos 50 anos. Fiquei curioso em ler o livro de Dambisa Moyo, e aprender sobre o dano que esse dinheiro causou. Isso mesmo… aprender… e sobre o dano.

De acordo com Sirolli, nós, ocidentais, somos um povo imperialista, missionários colonialistas, que apadrinhamos as comunidades carentes, ou somos paternalistas. Assistam ao vídeo – Ernesto nos traz uma importante reflexão sobre nossa boas intenções.

Como já diz o velho ditado sobre boas intenções… ah! Você sabe qual ditado.

E caem os chocolates

Em todos os setores, em todas as carreiras, em todos os níveis – do executor ao gerente ou diretor, todos os dias recebemos mais e mais demandas e atividades, muitas delas que até estão conectadas com o nosso trabalho, mas algumas que sequer estão dentro de nosso escopo.

Já observei situações onde o profissional, se tivesse apenas uma função, era tido como alguém cujo potencial estava sendo pouco aproveitado. Em outras palavras (e como realmente chegava a mim), não fazia nada.

Como assim? Eu imaginava que o trabalho deveria ser 01 cargo, 01 função, várias atividades (claro!) mas em apenas 01 escopo de trabalho.

No setor de desenvolvimento social (3º setor), este fenômeno se agrava ainda mais. Uma amiga de trabalho costumava dizer que “trabalhamos 12… 14 horas diariamente contra a exploração no trabalho”. Entendo que no nosso setor dedicamos horas adicionais de trabalho no que poderíamos compreender como parte de nossa doação à causa – ao trabalho social. E temos sim uma remuneração por isso – algo que não pode ser pago com dinheiro.

Em outros setores, estas horas adicionais se refletem na dedicação do profissional em se desenvolver cada vez mais, não apenas para melhor executar as atividades que lhe são confiadas, mas também para crescer profissionalmente e preparar-se para desafios futuros.

Mas o que realmente nos atropela são aquelas pequenas tarefas que surgem todos os dias… que mesmo conectadas com o escopo de nosso trabalho, não deveriam ser executadas por nós – no máximo deveríamos estar vinculados à tarefa como colaboradores – consultados em como deve ser executada… e não executá-la!

Não me refiro a auxiliar um colega, gerente ou subordinado em atividades que ele(a) está tendo dificuldade em realizar, ou em algo que é emergencial e importante para a organização, para o departamento. Este tipo de apoio, quando acontece pontualmente, é salutar e faz parte de uma compreensão do trabalho em equipe.

Mas… no mundo real… sempre damos um jeitinho de executar estas tarefas… na maioria das vezes, sozinhos. Algumas pessoas o fazem por medo de perder o emprego, outras porque entendem este acúmulo de atividades uma “oportunidade”, outras por ingenuidade.

Porém, na maioria dos casos, este esforço não é de fato reconhecido da forma correta. O vídeo abaixo, retirado do seriado “I Love Lucy”, dos anos 60, demonstra as possíveis consequências deste comportamento.
No vídeo “Lucy and the Chocolate Factory”, Lucy e sua amiga se desdobram para dar conta de embalar todos os chocolates que surgem na esteira, porque, do contrário, perderão o emprego. O resultado: sua supervisora acha que pode então acelerar (dar mais tarefas ainda) o processo.

“Ah.. vocês estão fazendo um excelente trabalho… acelera rapazes!!!”

Talvez, seja necessário que alguns chocolates caiam da esteira, para que fique clara a sobrecarga ou, simplesmente, que já estamos trabalhando dentro de nossa capacidade de produção.

Outro dia, uma outra imagem figurativa deste excesso de tarefas me veio à mente: imaginemos um barco enchendo de água. Todos se concentram (além de suas tarefas na condução e operação do barco) em drenar a água com baldes.

Não há uma preocupação em fechar os buracos permanentemente, ou mesmo de adquirir tecnologia para drenar mais rápido (o que ainda seria apenas uma ação paliativa). Isto não é feito, porque seria preciso deixar o nível da água subir um pouco mais, antes de começar a descer – o que importa são os resultados visíveis hoje.

Ou, porque seria necessário contratar mais pessoas – atenção gerentes de projetos!

O resultado: a operação e condução do barco ficam comprometidas, nos levando a chocar-se com rochedos ou icebergs, ou a reduzir a velocidade do barco, ou a deteriorar a manutenção do barco e qualidade de seus serviços, ou…

Mais grave: o capitão acredita não estarmos mais em perigo, porque o nível de água está estabilizado. Mas, até quando os tripulantes, além de suas tarefas normais, terão forças para continuar drenando a água com baldes?

O que organizações sem fins lucrativos podem aprender com a Coca-Cola

Hoje um amigo compartilhou comigo um vídeo do TED – Ideas Worth Spreading (Technology, Entertainment, Design), que acompanho periodicamente e que possui palestras muito interessantes apresentadas por pessoas que são reconhecidas como líderes em seus segmentos.

O título deste post é o mesmo do vídeo apresentado abaixo. Não sou especialista em marketing, mas coloco minha opinião comentários após o vídeo, para que possamos discutir e compartilhar aprendizados…

Sim, temos muito a aprender com a Coca-Cola, McDonald’s, e outras corporações cuja estratégia de marketing foi/é um sucesso em alcançar as comunidades mais remotas e carentes do planeta.

Só não acho justo comparar Coca-Cola com ONGs (talvez com Governos, sim…)

Coca-Cola gera melhoria de renda… que é o que uma família busca prioritariamente (na maioria das vezes). Talvez metodologias como Gol.d (Self Help Groups) tenha este apelo inicial, apesar da metodologia ser permeada e objetivar algo muito mais profundo: a transformação das pessoas através da partilha e união.

A Coca-Cola age como uma empresa (é claro) – se uma área de vendas está crescendo, está bem, e outra está em queda, ela direciona recursos (lucros) para resgatar (investir) naquele local em queda. No Brasil (por exemplo), o investimento (de desenvolvimento sustentável, negócios, etc. – e não de socorro) ocorre naqueles Estados que já estão desenvolvidos… não nos que estão em queda.

Algumas coisas estão mudando… Pernambuco recebe estaleiro e refinaria… Ceará amplia porto… mas vejamos a situação de Alagoas, Sergipe e Maranhão…

Outro ponto é: quanto tempo levou para a Coca chegar a ser esse produto universalmente desejado? Financiadores e governos querem resolver as coisas em dois… cinco anos. Se tivéssemos adotado a estratégia da Coca-Cola há 129 anos…
Precisamos pensar como está nosso Marketing para nossos beneficiários. ONGs buscam desenvolver e melhorar a comunicação com os financiadores e padrinhos. Mas… realmente nos comunicamos com os beneficiários? (neste ponto, o vídeo traz um forte aprendizado).

Financiadores de projetos sociais estão acometidos do mesmo erro que o vídeo aponta: há espaço para prever comunicação com mídia, com outros potenciais financiadores que fortaleceriam os projetos – mas, para a comunicação com os beneficiários pensamos apenas em recorrer a rádios comunitárias e panfletos (não que isto não funcione… mas não terá, obviamente, o mesmo impacto de uma campanha em massa).

Caímos (todos, ONGs e financiadores) no erro de acreditar que as pessoas participarão dos projetos só porque acreditamos que é isto que precisam. A Coca-Cola “ensina” que é preciso criar o desejo pelo produto – em nossas (ONGs) palavras, fazê-las enxergar a participação no projeto como mudança de vida que desejam, e não apenas que percebem ao final do projeto.

Precisamos aprender sim com a Coca, com a Globo (Criança Esperança)… Mas, para isso, uma equipe… uma equipe, repito, se dedique só a isso – e não a sistematizar experiências em meio a sistemas que não funcionam perfeitamente, atividades que não deveriam ser prioridades mas são impostas, relatórios, prestações de contas, quatro…cinco funções, atividades, processos sob responsabilidade de cada indivíduo da equipe, etc., etc., etc. (o vídeo deixou claro que a Coca em uma equipe de estratégia e marketing).

Temos a chance de iniciar novos projetos com o pé direito, buscando uma comunicação autêntica não apenas com financiadores, mas com os beneficiários. Mas não temos 129 anos… nossas equipes já estão sobrecarregadas, as pressões de financiadores crescem e prazos reduzem. Gostaria de ter 1% deste tempo, com e equipe multidisciplinar dedicada necessária para iniciar esta transformação (só iniciar – o que já não seria aceitável por alguns financiadores).

P.S. Achei fantástica a ilustração do processo de avaliação ao final de um projeto, como um boliche jogado às escuras. Vou utilizar muito daqui por diante.

Boliche

Flauta Mágica

Nos últimos dias me dediquei a buscar fábulas e contos poucos comuns, mas que tenham uma conexão com a atualidade, ou com os assuntos que são abordados neste blog.

Dentre os que encontrei, não poderia haver melhor texto que “A Flauta Mágica” para o curso do qual sou atualmente um dos facilitadores (PMD Pro1 – Curso para Certificação Internacional em Gestão de Projetos Sociais). O texto também reflete o momento pessoal de minha carreira.

Todos nós, gerentes de projetos, acabamos por nos deparar com respostas, métodos, planilhas e softwares mágicos (assim como a flauta), que são irresistíveis por representar uma solução prática e automatizada para nossa gestão e monitoramento.

Sim! Os métodos, metodologias, ferramentas e softwares são essenciais em nosso trabalho. Porém, muito além do instrumento, como o utilizamos em cada situação e projeto é que definirá nosso sucesso, e do nosso projeto – adaptação, adequação, atenção ao contexto e ambiente.

Não posso me delongar… do contrário, irei estragar a leitura do conto “A Flauta Mágica”. Espero que a leitura fomente o leitor a expressar sua opinião e compartilhar experiências semelhantes ao do caçador… (leia o resto do post…).

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