Uma ferramenta (ou plataforma) útil na gestão de projetos é o armazenamento de documentos nas nuvens. Este armazenamento permite não apenas o acesso a documentos em qualquer local, através de qualquer computador, mas permite compartilhar pastas e documentos para que sejam elaborados ou preenchidos colaborativamente – algo fundamental na gestão de projetos.

Algumas características e funcionalidades gerais:

• As plataformas listadas aqui permitem o acesso offline aos arquivos, com uma sincronia automática com as nuvens.
• A sincronia de arquivos alterados offline ocorre automaticamente. Em outras palavras, os documentos ficam salvos nas nuvens e no seu computador, e são sincronizados sem necessidade de uma ação ou intervenção do usuário.
  • Esta é uma característica importante para locais onde há conectividade com a Internet instável ou de baixa velocidade.
  • Também é bastante útil para que se possa trabalhar documentos durante viagens.
• Todos as plataformas listadas possuem planos gratuitos, mas com limitação de espaço em disco.
  • Para necessidades de maior armazenamento, o custo x benefício é bastante acessível.
• É possível instalar qualquer uma das plataformas em mais de um computador – tornando os documentos atualizados sem necessidade de uso de pendrive nem análise de qual versão do documento é mais recente.
• Da mesma forma, as plataformas possuem aplicativos para smartphones e tablets, permitindo o acesso aos documentos com estes dispositivos.

DropBox

www.dropbox.com

O DropBox é o mais antigo dos sistemas, e considerado por alguns o mais rápido. Na minha opinião é o mais prático no que diz respeito à configurações de Proxy (para acesso via servidores de Internet corporativos), e também o que apresenta o melhor custo e composição de planos na versão institucional.

SkyDrive

www.skydrive.live.com

O SkyDrive foi criado pela Microsoft com concorrente do DropBox. Considerado por alguns mais “pesado”, possui as mesmas funcionalidades. Sua vantagem reside na versão institucional: é possível utilizar o aplicativo (e conceito de sincronia) para armazenar os arquivos nos servidores de sua instituição/empresa, em vez de armazenar nas nuvens (é preciso ter licença do SharePoint para fazer uso desta funcionalidade). Seu custo na versão institucional, entretanto, é mais “salgado”.

Google Drive

www.drive.google.com

O Google Drive surgiu do aperfeiçoamento do Google Docs para uma plataforma com sincronia automática similar ao DropBox e SkyDrive. Porém nem todos os tipos de documentos do antigo Docs estão disponíveis – por exemplo: formulários não funcionam offline. É indicado para instituições / empresas que já utilizam a plataforma Google para seus e-mails, lembrando que algumas funcionalidades do antigo Docs só poderão ser acessadas quando estiver conectado com a Internet.

Nuvens… nuvens… nuvens…

Além dos 03 apresentados acima, existem inúmeros serviços ou plataformas de armazenamento nas nuvens. É importante que você pesquise entre os serviços disponíveis analisando:

• Espaço disponível gratuito (verifique se não é uma oferta gratuita com tempo limitado), ou o Custo x Benefício do serviço.
• Possibilidade de instalação em mais de um dispositivo
• Compatibilidade com sistemas operacionais (computadores) e dispositivos (smartphones, tablets)
• Processo de sincronia automático
• Formato de segurança dos documentos armazenados
• Capacidade de compartilhamento de pastas (verifique se não há limitação nas versões gratuitas)
• Suporte ao cliente

Abaixo estão algumas plataformas com as quais “trombei” na Internet, mas que não utilizo nem avaliei para emitir um parecer.