Um dos temas, ou conjuntos de conceitos, que gera maior dúvida entre os gestores de projetos que adotam uma metodologia ou guia de boas práticas é a comparação entre Monitoramento X Avaliação X Controle.

Monitoramos atividades e resultados? Avaliamos objetivo e impacto? Controlamos nosso projeto com base na análise do monitoramento e da avaliação? Isso mesmo!

Elucidemos um pouco mais sobre os três conceitos e, ao final, iremos ilustrar com um exemplo lúdico.

Monitoramento

É uma análise contínua do progresso do projeto nos níveis de atividade e resultados/produtos e, a partir desta análise, identificar a ação corretiva necessária (Guia PMDPro, V.1.3).

Por contínuo, entendemos diariamente, semanalmente, quinzenalmente, no máximo mensalmente – dependendo do aspecto ou área, dos recursos disponíveis, das características do projeto e da viabilidade de obtenção das informações.

Por exemplo: podemos monitorar as atividades de capacitação (oficinas) semanalmente, através dos relatórios e listas de frequências dos educadores. Quinzenalmente podem ser monitoradas as visitas de campo, considerando que apenas a cada 15 dias os voluntários que visitam as famílias se reúnem para reporte e planejamento. Porém, pode ser que só consigamos realizar o monitoramento do orçamento mensalmente, pois esta é a frequência em que o contador da organização “fecha as contas” e informa executado X orçado X saldo acumulado.

Avaliação

A avaliação, por sua vez, é mais conhecida por ocorrer apenas ao final do projeto. É quando o financiador ou a própria organização decide verificar se o objetivo do projeto foi alcançado, e se o projeto realmente contribuiu/contribuirá para o impacto desejado.

É possível, e extremamente aconselhável, realizar avaliações intermediárias – dependendo do tempo de duração do projeto, e da disponibilidade de recursos. Neste caso, a avaliação permite analisar se as atividades e produtos do projeto estão realmente no caminho certo – permitindo correções de rumos.

Melinda Gates, em uma apresentação para o TED, usou um excelente metáfora para demonstrar porque uma avaliação final não é suficiente para um projeto: realizar apenas uma avaliação final é como jogar boliche no escuro. Você vai jogando as bolas, ouvindo os pinos caindo, mas somente depois de terminar todas as jogadas poderá verificar quantos pinos caíram…

Há ainda um formato de avaliação chamado Ex-Post – realizado algum tempo depois do término do projeto. Grandes financiadores como o BID (Banco Interamericano de Desenvolvimento), USAID e União Europeia costumam investir recursos neste tipo de avaliação. Esta avaliação irá verificar se aquele projeto, concluído há um, dois ou mais anos, “deixou um legado” e realmente contribuiu para o impacto que tinha em seu Marco Lógico.

Monitoramento x Avaliação

De uma forma simplificada, podemos dizer que as principais diferenças entre monitoramento e avaliação são frequência e nível (da Matriz Lógica) de coleta e análise de dados.

Observe, entretanto, que o diagrama acima indica que á uma sobreposição do monitoramento e da avaliação nos níveis de resultados/produtos e objetivos.

Isto significa que o projeto pode prever objetivos de curto prazo, que podem ser monitorados, enquanto que alguns produtos podem somente ser alcançados no médio e longo prazo, cabendo ao processo de avaliação os analisar.

Controle

Mas… e o controle?

Controlar significa utilizar as informações de monitoramento (e de avaliações intermediárias) para a tomada de decisão – para redirecionar o projeto, ajustar atividades, resultados, ou até mesmo para provocar um redesenho do projeto.

De nada adiantará um monitoramento bem executado e conseguir realizar avaliações intermediárias, se estes processos não gerarem insumos para que o Gerente do Projeto possa tomar decisões ou encaminhar pareceres para instâncias mais altas da governança do projeto, que tomarão as providências necessárias.

O controle está diretamente ligado às disciplinas de gerenciamento de projetos (Guia PMDPro, V.1.3 – a partir da página 81).

Por fim… vamos ilustrar estes três conceitos com o seu sorriso, meu/minha caro(a) leitor(a). Continue lendo o resto deste post para descobrir o segredo do sorriso das estrelas do cinema.

O sorriso perfeito

Infelizmente não iremos revelar o segredo do sorriso perfeito… para isto, você precisará desenhar o seu próprio projeto com um bright logical framework (marco lógico brilhante). Não fique decepcionado – vamos, pelo menos, cuidar da sua saúde bucal, diferenciando os três conceitos: monitoramento, avaliação e controle.

• Monitoramento
  • Das atividades
    • Estou escovando os dentes após todas as refeições? (padrão ideal)
    • Estou escovando os dentes 3 vezes ao dia (padrão médio)
    • Estou escovando os dentes quando acordo e antes de dormir (padrão mínimo)
  • Dos recursos
    • Verifico todas as semanas o estado das cerdas da escova de dentes?
    • O tubo de pasta de dentes está acabando?
    • Tenho estoque de pasta de dentes?
    • Tenho dinheiro para comprar mais pasta e trocar a escova quando chegar o momento?
  • Dos resultados
    • Estou sentindo mau hálito diariamente (ou alguém tem reclamado comigo… o que, ninguém.. ninguém mesmo faz)?
  • Dos pressupostos
    • Defini como pressuposto que terei saúde plena do sistema digestivo – pois poderia afetar os dentes. Então…
      • Tenho sentido azia?
      • Dor de barriga constante?
• Avaliação
  • Exame periódico (semetral) do dentista
  • Avaliação trimetral do nível de clareamento dos dentes
• Controle
  • Que ações devo tomar (poupar) para que meu orçamento doméstico tenha reserva para as compras de pasta e de escovas?
  • Faltou pasta… o que fazer?
  • Que ações posso desenvolver para aumentar o nível das atividades (escovação) de mínimo para ideal?
  • Se na avaliação intermediária (exame periódico do dentista) percebo que ainda não alcançarei plenamente meu objetivo, que ações posso tomar? Mudar a escova? Mudar a marca da pasta?

Espero que os conceitos e texto acima ajudem você a não perder o sorriso todas as vezes em que se deparar com estes três conceitos…

Não aprofundamos os aspectos, dimensões, formatos ou instrumentos de cada um destes processos neste artigo. Para isso, sugerimos a leitura do Guia PMDPro (a partir da página 63, V.1.3) – tanto no respectivo capítulo quanto todas as Disciplinas de Gestão (a partir da página 81, V.1.3).